G Suite

G Suite for Educationでできること①【業務効率化】

 

TAIYO
TAIYO
本校でもG Suite for Educationの運用が始まったんだけど、アプリが多すぎて今一つ使いこなせていないんだよね…それに「どんなことができるのか?」がよくわかっていないし。せっかくだから有効に活用したいんだけど😅

 

そんな悩みにお答えします。

この記事では、「学校の業務効率化」をすすめるために、G Suite for Educationをどう活用するのかということについて、ケース別に解説します。

 

【本記事の信頼性】

          

たいよう @shiningtaiyou 

Google認定教育者 / 英語教育修士 / 高校英語教師 / 勤務校でG Suite for Education導入および運用責任者として奮闘中です。

 

 

職員間の情報共有がスムーズになります

 

 

まず大前提として、G Suiteはクラウドベースであるということです。

これまでの校内LANでは職員室内のパソコンに限定されていた情報共有が、場所やデバイスを選ばずにできるようになります。

この機動性が、G Suite for Education導入の最大のメリットであると言えます。

 

たいよう
たいよう
ケース別にどのアプリを使うのか、一つ一つ説明していきますね!

 

ファイル、フォルダ共有はDriveで

 

 

Drive内には、文書作成のDocs、表計算のSheets、プレゼンテーションスライド作成のSlidesなど、オフィスシーンで使用するファイルが入っています。Micorsoft OfficeでいうところのWord, Excel, PowerPointですね。

クラウドベースのG Suiteでは、これらのファイルを自分の作業だけで完結させるのではなく、職員間で簡単に共有できるのです。

 

 

 

共有アイコンをクリックして

 

 

 

共有したいメンバーのメールアドレスを入力することで、フォルダやファイルを共有できます。

 

 

【Driveを使った業務効率化案】

  • 職員会議資料を共有し、事前に閲覧してもらえれば、会議時間を大幅に短縮できます!
  • 教科内で共通フォルダを作成して、指導案やワークシートを共有、共同作業(後述します)をすると効率的です!

 

Google Driveを使った業務効率化についてもっと詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください!

 

全体の情報共有はClassroomで

 

 

全体の情報共有プラットフォームとして、Classroomを使います。「職員室」というルームを作って、全職員を招待しましょう。

「教師」としてクラスルームに入室できるのは20人まで(2020年8月現在)。「汎用アカウント」を作るか、「生徒」として入室してもらうかで対応します。

 

職員全体に周知したい連絡や文書を、このルームに投稿することで、例えば職員朝礼の時間を大幅に短縮できます。

 

 

また、職員室内に投稿されたファイルは、クラスルームDriveに自動的に保存されていくので、資料管理に時間を費やす必要がなくなります。

 

 

 

【Classroomを使った業務効率化案】

  • よりスムーズな運用を実現するために、投稿方法や投稿時間などに関するルールを事前に作っておきましょう!
  • 「学年部」「分掌」「教科」などのルームを作ることで、さらに効率的な情報共有が可能になります!

 

Classroomを使った業務効率化についてもっと知りたい方は、こちらの記事をごらんください。

 

個別のやりとりはChatで

 

 

全体ではなく個別でのやりとりを行う場合は、Chatが便利です。

例えば、私の勤務校のALTは本校勤務が週に一度なので、基本的に Chatを使って連絡や授業プランの打ち合わせを行っています!

Drive内のファイルを共有できたり、チャットの途中でMeetを立ち上げることもできます!

 

 

緊急で個別の打ち合わせをしたいときとか、フットワークの軽いChatを使用すると良いでしょう。

 

スケジュール共有はCalendarで

 

 

Classroomのメンバーは、ルーム内のカレンダーを共有することができます。

例えば、学校の行事予定をCalendarに打ちこんでしまえば、職員全体で共有できるので便利です。

これまでは紙ベースで配布されていた学校のスケジュールは、クラウド上に保存されるので、スマートフォンやタブレット、自宅PCでもチェック可能ということになります。

便利機能は他にもあります。

  • チェックミスを防ぐリマインダー機能があります!
  • 個別にスケジュールの共有も可能です!
  • Meetビデオ会議の日時を設定して、メンバーを招待できます!

 

 

自分でスケジュールを確認するだけでなく、全体や個別での共有が可能になることによって、業務効率化につながっていきますよね!

 

メモの共有はKeepで

 

 

ちょっとしたメモを誰かに伝えたいときは、付箋を使う方が多いかと思いますが、これもKeepを使えばデジタル上で完結します。

 

 

他のアプリ同様、共有アイコンをクリックして、共有したいメンバーのメールアドレスを入力するだけです!

 Keepは画像や動画ファイルの添付だけではなく、手書きメモや音声ファイル、To Doなども作れる優れものです!

 

Keepの基本的な使い方についてはこちらの記事を!

 

アンケートの集計はFormsで

 

 

これまでは集計したアンケートの数値をExcelファイルに打ち込んでデータ分析を行うことが一般的でしたが、Formsを使えば秒です!!

作成したアンケートは、回答者にメールで送信するか「職員室」にURLを貼り付けておくことで周知します。

回答数の表示やグラフの自動作成など、これまでアンケートの集計にかけていた労力は一切なくなります。

 

 

学校アンケートや授業アンケートなど、使用シーンはたくさん考えられるでしょう。

Formsの基本的な使い方について興味のある方はこちらの記事を!

 

共同作業で生産性が爆上げします

 

 

 

Drive内にある、Docs(文書作成)やSlide(スライド作成) Spread Sheet(表計算)などのファイルでは、共同作業も可能になります。

例えば学年で統一した授業ワークシートを使うような場面では、ディスカッションしながらワークシートを共同で作っていくことも可能です。

 

 

生徒もG Suiteアカウントを持つことになるので、Docsを使った個人添削も可能になります。

 

 

これまでには絶対にできなかったことが可能になるのです!!

 

出張という概念をなくしましょう!

 

 

自治体全体でG Suiteを導入すれば、いわゆる「出張」の概念もなくなりますね。Meetを使えば良いわけですから。

 

資料共有だけならDriveで十分

あとは、やるかやらないかの決断だけなんですけど…

 

職員のメンタルブロックをどう崩す?

 



新しい仕組みを導入しても、職員全体がすぐに使いこなせるようになるということは難しいです。

どうしても拒絶反応を示したり、「めんどくさい」と感じて使用に二の足をふむ職員はでてきます。

そうした職員のメンタルブロックをどのように崩していくかは、一つの課題になるでしょう。

G Suite for Education導入の実践リポートに具体的な方法を書いていますのでよければ!

まとめ

 

いかがでしたか?

G Suite for Educationを有効に活用することで、これまでの働き方は大きく変わっていくはずです。

新しいことに挑戦して、自分の可能性を広げてみませんか?

今回も最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。

 

 

こちらの記事もおすすめ!

COMMENT

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA