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【教員の仕事効率化】Google Keepで生産性アップ:3つの理由

 

きたかぜ
きたかぜ
教員の仕事ってホント大変!処理しなきゃいけない書類が多くて、マジで無理!!もっと効率的にできないかな!?

 

たいよう
たいよう
Googleアプリを有効活用して、効率的に仕事をしましょう!!

 

こんにちは。たいようです!

 

Google アプリを活用した「教員の仕事効率化」シリーズ。今回は、「Google Keepで生産性アップ。3つの理由」をお伝えします。

 

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Keepで生産性爆上げ3つの理由を紹介します

 

皆さんはタスク管理にどんなメモアプリを使っていますか?

 

ブラウザでも使えるEvernoteや、Apple Pencilとの相性抜群のGoodNotesなんかが人気ですよね!

 

 

 

使いやすさやアプリとの相性は人それぞれ。実際、非常に多くの無料メモアプリがリリースされています。

 

きたかぜ
きたかぜ
色々ありすぎて、どれを使ったら良いのかがわからないんだよね…

 

たいよう
たいよう
それでしたらGoogle Keepをおすすめします!仕事の生産性を爆上げしてくれること間違いなしです!

 

 

理由は3つあります。

 

クラウドベースである

 

 

他のGoogleアプリと同じくクラウドベースなので、Googleアカウントがあれば、どこにいても使用可能です。

 

気がついた時にすぐにメモを書き留めたりチェックするためにも、この機動性は極めて大切。シームレスに情報を追えるということもありがたいです。

 

豊富なデフォルト機能を直感的に使える

 

Keepにはデフォルトで様々な便利機能が備わっています。可能性を広げてくれるこれらの便利機能を直感的に使えることが、Keep最大の魅力と言えるでしょう。ユーザーフレンドリー!

 

たいよう
たいよう
便利機能をざっくり紹介しますね!

 

リマインダ機能

 

 

 

リマインダといえば日時や時間を知らせてくれるもの。Keepではさらに、メモを確認したい場所もリマインダとして残してくれます。指定した場所に近づくと、メモを通知してくれるのです。

 

 

例えば1日の予定をKeepにメモして、職場の住所をリマインダに登録しておけば、目的地に近づくとメモがポップアップしてくれます。

 

メモを共有できる

 

 

ちょっとしたメモを同僚と共有することってありますよね。紙の切れ端や付箋にメモを書き留めて、相手の机に置くというのが一般的。

 

書類の山に埋もれてしまうなんてことありませんか?

 

Keepを使えばデジタル上で指定した相手とメモを共有できます。紛失のリスクなく、ペーパーレスでスマートにメモを伝えることが出来るのです。

 

 

 

共有したい相手のメールアドレスを入力するだけ!

 

  • メモを共有できる相手がGoogle アカウントを持っていることが前提条件です。
  • G Suiteを導入している場合は、学校指定のアカウントを入力することになります。

 

音声入力できる

 

 

音声入力ができるということも、Keepの強みです。

 

スマホの文字入力が苦手だったり、例えば車の運転中に何かをメモしたいというときは、音声入力が便利です。

 

To Doリスト作成も簡単

 

 

To Do リストも簡単に作成できます。Trelloなんかも人気があるようですが、Keepの良さはGoogle Calendarと一緒に立ち上げられること(後ほど詳しく話します)。

 

Calendarと一緒にデスクトップ上に常に立ち上げておくことで、その日に何をすべきかが常に目に入ってくるので、生産性が爆上がりです!!

 

 

予定完了後はチェックボックスをクリックすると、完了済みであることがわかるようになります。

 

Google Docsとの連携

 

メモしたことを文書にまとめたいときはGoogle Docsにインポート。

 

 

ワンクリックであっという間にできます!

 

情報整理がスムーズ

 

適切にラベリングすることで、メモをスムーズに整理することができます。

 

 

色でカテゴリーを分けるのも良いですね!

 

Google CalendarやGmailとの連携がスムーズ

 

Google Calendar画面下の矢印をクリックしてサイドパネルを立ち上げると、Keepアイコンが表示されます。

 

 

Keep画面を立ち上げることで「カレンダーで予定を確認しながらメモを取る」あるいは「メモを確認してカレンダーに予定を書き込む」ということが可能になります。

 

 

 

たいよう
たいよう
常にCalendarとKeepメモをセットで立ち上げておくことで、新たにブラウザを立ち上げる必要がないので、効率的ですよ!

 

また、Keep拡張機能をインストールしておくと、カレンダーに書き込んだ予定をワンクリックでKeepに保存することが出来ます。

 

 

 

Chrome拡張機能についてまとめた記事はこちら↓

 

【教員の仕事効率化】Google Chrome 拡張機能おすすめ4選 こんにちは!たいようです。 インターネットブラウザ。みなさんは何を使っていますか??私はGoogle Chrome...

 

Keep画面からカレンダーに飛ぶこともできるので、この拡張機能はぜひ入れるべきですね!

 

同じようにGmailの受信メールや気になるWebページも、ワンクリックでKeepに保存することが出来ますよ!

 

まとめ

 

いかがでしたか?今回はGoogle Keepで生産性があがる3つの理由を紹介させてもらいました。

 

常にアップデートしていくGoogle アプリの可能性は計り知れません。

 

一つ一つのアプリを正しく理解し使いこなしていくことで、ワークスタイルが変わっていくだろうし、それが業務効率化につなれば最高です!

 

この記事が業務効率化のお役に立てたら幸いです。

 

今回も最後までお付き合いいただきありがとうございました。

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