G Suite

【Googleツール活用①】Google ドキュメント 7つの便利技

 

こんにちは!たいようです。

 

Google Workspaceの導入以来Googleアプリの魅力にどっぷりはまってしまいました(笑)

 

まずはアプリの理解から。学習した内容をログとして残し、自分の学習を皆さんに還元できたらと思い、今回の連載を始めました。

 

Google Workspace 学習ログ。今回は文書作成アプリGoogle ドキュメントに焦点を当てて、「Google ドキュメントでできる7つのこと」をご紹介したいと思います。

 

Microsoft Wordとの違い

 

たいよう
たいよう
文書作成はMicrosoft Wordが一般的だと思います。Google Docsを最近勉強しているんですけど、Wordとの違いがいくつかあるようです。

 

 

Microsoft Wordがデバイスにインストールするソフトウェア(Microsoft365版はクラウドベースですが)であるのに対し、Google Docsはクラウドベースのサービスです。

 

 

 

つまり、通常業務で使っているWordはインストールされたPCでなければ使えない(Microsoft365は別です)のに対し、Google ドキュメントはインターネット環境であれば、デバイスを選ばずに使用することができるのです。

 

しかもWordはMicrosoft Officeとして購入しなければいけないのですが、Google ドキュメントはGoogle アカウントがあれば無料で使えます。

 

Chromeの拡張機能を使うことでWordファイルへの変換もできるようになりますので、互換性の心配もありません。

 

 

 

Google Docs 7つの便利技

 

❶ 単語や文章を翻訳できる

 

たいよう
たいよう
文章中の単語の定義を確認したい場合は「ツール」→「辞書」をクリックします。

 

 

単語の定義を確認できますが英語での定義なので、ある程度の英語力が必要になりますが、それも勉強の一つであると言えるでしょう。

 

日本語で意味を確認したい場合は、Google拡張のGoogle Translateを入れておくとよいでしょう。発音の確認もできます。

 

 

「辞書機能」と「Google Translate」を組み合わせることで学習効果があがるはずです。

 

文章全体を翻訳したい場合は「ドキュメント全体を翻訳」します。翻訳の精度はかなりあがっており、ほぼ完璧な翻訳をしてくれます。

言語を選択できるので、日本語を英語に翻訳することももちろん可能です。

 

 

 

多少の誤訳はあれど、英語が全く苦手でも、日本語入力した文書を英語に翻訳できることで、重宝される場面があるのではないでしょうか。

 

❷ 文字入力ができる

 

さらにGoogle Docsでは文字入力もできます。作業バーのツール→音声入力をクリックします。

 

 

日本語入力も、もちろん可能です。

 

うまく使えば会議の議事録もとれるようです。こちらの記事に実用的な方法が書かれていますので、興味のある方はご覧ください!

 

 

❸ Webリンクがスムーズ

 

クラウドサービスだけあって、Webページへのリンクが非常にスムーズです。

 

例えば、文書中のキーワードを検索したいときは、右クリックから「データ検索」をクリックすると、右側にGoogleのブラウザ画面が立ち上がり、関連記事やGoogle画像が立ち上がります。

 単語にハイパーリンクさせればすぐに検索可能な状態にすることもできます。

 

 

 

❹ サイドバーを有効に使う

 

たいよう
たいよう
Google Docsを開くと、Calendar, Keeps, My Taskがサイドバーに立ち上がりますので、有効活用しましょう。

 

作業をしながらスケジュール確認したいときはCalendar

 

 

 

書き留めたメモを文書に取り込みたいときはKeep

 

 

タスク管理をしたいときはMy Tasks

 

 

同じ画面上にアイコンがあるので効率的に作業できますね!

 

❺ 共同作業ができる

 

クラウドベースで作業するわけですから、他の誰かとの共同作業も可能です。方法は簡単。

 

 

Shareボタンをクリックして、共同作業をしたい人のメールアドレスを入力するだけ

 

 「リンクを知っている人全員」に権限を与えることも可能です。用途に応じて、権限相手を指定するか、完全オープンにするかを決めましょう。

 

❻ 添削には「提案モード」を

 

実際の使用シーンとして、生徒に提出させた文書を添削するという場面があると思います。そんな時は、「提案モード」を使います。

 

 

 

訂正箇所を斜線し、横に正答を書き込んであげます。コメントをつけるとさらに丁寧でしょう。

 

❼ PDFを文書化できる

 

前回の記事でも紹介しましたが、Google Driveに保存したPDFファイルを文書化することができます。

 

PDFファイルをクリックして、Docsで開く。それだけです!

 

 

 

ご覧のようにOCR加工されるので、用途に応じて編集することが出来ます。

 

 

まとめ

 

いかがでしたか?今回は、Google Docsでできる5つのことを紹介させてもらいました。

 

最大のポイントはクラウドベースであるということ。これによって、インターネットにつながっていれば、Google Docsを使って世界中どこでも作業ができるということです。

 

Withコロナの時代。新しい生活様式を求められる今、緊急事態宣言下で採用された在宅ワークは、これから一般的になって来るでしょう。

 

Google Appsは、これから我々の生活インフラになっていくかも知れません。

 

それだけに、一つ一つのアプリの理解を深めて実際に使うことは、極めて重要であると思います。

 

この記事がみなさんのお役に立てたら幸いです。

 

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