G Suite

【教員の仕事効率化】Google Docs 5つの便利技

 

こんにちは!たいようです。

 

G Suite for Educationの導入以来Googleアプリの魅力にどっぷりはまってしまいました(笑)

 

遂には学習意欲に火がつき、Google for Education認定教育者レベル1へのチャレンジしようと思い立ちました!

 

まずはアプリの理解から。学習した内容をログとして残し、自分の学習を皆さんに還元できたらと思い、今回の連載を始めました。

 

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Google for Education学習ログ。今回は文書作成アプリGoogle Docsに焦点を当てて、「Google Docsでできる5つのこと」をご紹介したいと思います。

 

Microsoft Wordとの違い

 

たいよう
たいよう
文書作成はMicrosoft Wordが一般的だと思います。Google Docsを最近勉強しているんですけど、Wordとの違いがいくつかあるようです。

 

 

Microsoft Wordがデバイスにインストールするソフトウェアであるのに対し、Google Docsはクラウドベースのサービスです。

 

 

 

つまり、WordはインストールされたPCでなければ使えない(Office365は別です)のに対し、Docsはインターネット環境であれば、デバイスを選ばずに使用することができるのです。

 

しかもWordはMicrosoft Officeとして購入しなければいけないのですが、Google DocsはGoogle アカウントがあれば無料で使えます。

 

Chromeの拡張機能を使うことでWordファイルへの変換もできるようになりますので、互換性の心配もありません。

 

 

 

Google Docs 5つの便利技

 

文字入力や翻訳ができる

 

たいよう
たいよう
Translateを使うと、翻訳は一瞬です!!

 

 

作業バーからTools→Translateをクリックします。

 

 

多少の誤訳はあれど、英語が全く苦手でも、日本語入力した文書を英語に翻訳できることで、重宝される場面があるのではないでしょうか。

 

 

さらにGoogle Docsでは文字入力もできます。作業バーのTools→Voice typingをクリックします。

 

 

日本語入力も、もちろん可能です。

 

うまく使えば会議の議事録もとれるようです。僕は実際にやってみたことはありませんが、こちらの記事に実用的な方法が書かれていますので、興味のある方はご覧ください!

 

 

Webリンクがスムーズ

 

クラウドサービスだけあって、Webページへのリンクが非常にスムーズです。

 

例えば、文書中のキーワードを検索したいときは、右クリックからExploreをクリックすると、右側にGoogleのブラウザ画面が立ち上がります。

 

 

言葉の意味や定義を調べたいときも右クリック。DefineをクリックするとDictionaryが立ち上がって、スムーズに定義を検索できます。

 

 

またキーワードをWebページにリンクさせる方法も簡単です。右クリックからLinkをクリックし、WebページのURLを張り付けましょう。

 

 

サイドバーを有効に使う

 

たいよう
たいよう
Google Docsを開くと、Calendar, Keeps, My Taskがサイドバーに立ち上がりますので、有効活用しましょう。

 

作業をしながらスケジュール確認したいときはCalendar

 

 

 

書き留めたメモを文書に取り込みたいときはKeeps

 

 

タスク管理をしたいときはMy Tasks

 

 

同じ画面上にアイコンがあるので効率的に作業できますね!

 

共同作業ができる

 

クラウドベースで作業するわけですから、他の誰かとの共同作業も可能です。方法は簡単。

 

 

Shareボタンをクリックして、共同作業をしたい人のメールアドレスを入力するだけ

 

作業権限も設定できます。閲覧のみなのか、共同編集も可能にするのかは、状況に応じて決めたらよいでしょう。

 

学校現場では、生徒が提出した文書を添削したりすることが可能になります。

 

PDFを文書化できる

 

前回の記事でも紹介しましたが、Google Driveに保存したPDFファイルを文書化することができます。

 

PDFファイルをクリックして、Docsで開く。それだけです!

 

 

 

ご覧のようにOCR加工されるので、用途に応じて編集することが出来ます。

 

 

まとめ

 

いかがでしたか?今回は、Google Docsでできる5つのことを紹介させてもらいました。

 

最大のポイントはクラウドベースであるということ。これによって、インターネットにつながっていれば、Google Docsを使って世界中どこでも作業ができるということです。

 

Withコロナの時代。新しい生活様式を求められる今、緊急事態宣言下で採用された在宅ワークは、これから一般的になって来るでしょう。

 

Google Appsは、これから我々の生活インフラになっていくかも知れません。

 

それだけに、一つ一つのアプリの理解を深めて実際に使うことは、極めて重要であると思います。

 

この記事がみなさんのお役に立てたら幸いです。

 

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