G Suite

【教員の仕事効率化】Google Drive 5つのTips

 

こんにちは!たいようです。

 

G Suite for Educationの導入以来Google アプリの魅力にどっぷりはまってしまいました(笑)

 

遂には学習意欲に火がつき、Google for Education認定教育者レベル1へのチャレンジしようと思い立ちました!

 

まずはアプリの理解から。学習した内容をログとして残し、自分の学習を皆さんに還元できたらと思い、今回の連載を始めました。

 

Google for Education学習ログ。連載1回目は、コアアプリの一つであるGoogle Driveの基本的な3つのことについて解説しました。

 

【教員の仕事効率化】Google Drive 基本的な3つのtips こんにちは!たいようです。 G Suite for Educationの導入以来Google アプリの魅力にどっぷ...

 

連載2回目は、「Google Driveを使って作業を効率化する5つのTips」をご紹介します。

 

作業効率化5つのTips

 

たいよう
たいよう
Google Driveを使って作業を効率化しましょう!

 

PDFを文書化する

 

Google Driveに保存したPDFファイルを文書化することができます。

 

PDFファイルをクリックして、Docsで開く。それだけです!

 

 

 

ご覧のようにOCR加工されるので、用途に応じて編集することが出来ます。

 

 

PCと同期させてファイルを保存する

 

PCに保存したファイルをGoogle Driveに保存するには、前回の記事でご紹介したように ①ドラック&ドロップ ②File / Folder uploadという方法がありました。

 

さらに簡単でスピーディーな方法をご紹介します!

 

Backup and Sync from GoogleをPCにインストールすると、PC上にあるファイルが自動的にGoogle Driveに保存されていきます!

 

 

 

たいよう
たいよう
Google Driveの設定(歯車のアイコン)をクリックしてGet Drive for desktopを選んでダウンロード→インストールするだけです!!

 

 

 

PCのデスクトップ上に、このようなアイコンが出たらOKです。

 

 

後は、PC上のファイルが自動的にDriveに同期されていきます・

 

 

スマホやタブレットなど別のデバイスでも、PC上のファイルに簡単にアクセスできるようになるということです!

 

 

自動的にファイルが同期されることで、一手間も二手間も短縮できるので、作業効率化につながっていきますね!

 

秒速でファイルを作る

 

たいよう
たいよう
ウェブサイト上で何かを調べているときに、DocsやKeepなどのGoogle Appsを素早く立ち上げてメモを取りたい。そんな時には…

 

URLボックスにdoc.new、あるいはkeep.newと入力しましょう。一瞬でDocsやKeepに飛ぶことができます!

 

 

文章をコピーしておいて、画面が立ち上がったらすぐにペースト。あっという間にメモの完成です!

【Docs】

【Keep】

 

ブラウザからGoogle Appsを起動させるよりも明らかに速い!

 

Drive内にあるGoogle Appsは、同じことができます。

 

sheets.new →  Spread Sheet(スプレッドシート)

deck.new → Slide(スライド)

form.new → Forms(フォームス)

 

ファイルの整理

 

たいよう
たいよう
デフォルトだとフォルダの色は全てグレー。カテゴリーごとに色を分けることで、フォルダを分類しましょう。

 

 

 

 

カテゴリーごとに文書を分類したいときはスターマークをつけて一か所にまとめることで、素早くアクセスできます。

 

 

 

秒速でファイルを探す

 

Drive内のファイルを素早く探したいときは、検索ボックスにキーワードを打ち込みましょう。

 

 

クリックすると文書形式で検索することも可能です。

 

 

 

もちろんキーワード検索も可能です。

 

 

まとめ

 

いかがでしたか?

 

今回は、Google Driveを使った業務効率化の方法を紹介させていただきました。

 

Withコロナの時代。新しい生活様式を求められる今、緊急事態宣言下で採用された在宅ワークは、これから一般的になって来るでしょう。

 

Google Appsは、これから我々の生活インフラになっていくかも知れません。

 

それだけに、一つ一つのアプリの理解を深めて実際に使うことは、極めて重要であると思います。

 

この記事がみなさんのお役に立てたら幸いです。

 

今回も最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。

 

 

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