G Suite

【G Suite 】実践リポート④ボトルネックを取り除く

 

こんにちは!たいようです。

 

G Suiteの無料サブスクリプションが5月20日に認可され、紆余曲折の末、6月8日から全校での運用がスタートしました。

 

G Suite導入のもう一つの目的は、職員の業務効率化。G Suiteを有効に使うことで、本校の働き方改革にもつなげていきたいという思いがあります。

 

5月の末には校長の号令の下「G Suite運用チーム」も立ち上がり、G Suiteを持続可能な取り組みにするための体制づくりに着手し始めました。

 

今回は、「G Suite運用2週間で浮かび上がった課題と改善策」についての記事です。

 

ここまでの取り組みについて気になる方は、以下の記事もあわせてご覧いただけたら!!

 

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スムーズにClassroomを使うには

 

たいよう
たいよう
せっかくG Suiteを導入しても、職員が使ってくれないとまったく意味がありませんよね。まずは使ってもらうこと。そこがスタート地点になります。

 

G Suite導入当初から課題としてとらえていたことは、職員がG Suiteを自然に使う仕組みをどのように作るか?」ということでした。

 

それぞれの仕事スタイルもありますので、押しつけがましくなれば敬遠される。

 

ストレスなく自然に使えるような環境を整えることが、極めて大切だと考えました。

 

そもそもClassroomを立ち上げていない問題

 

 

 

本校ではClassroomを職員掲示板として使い始めたのですが、Classroomには既読表示がないので、投稿を確認したらコメントをすることを求めたのですが…

 

クラスルームの新規投稿は、Gmailで通知されます。

 

コメントを残すのは、いつも同じ職員ばかり。全員にリーチしているということが確認できないと、情報インフラとしては弱いということになります。

 

考えられる原因の一つとして、「そもそもClassroomを立ち上げていないのではないか」という仮説が運用チームミーティングで挙げられました。

 

確かにClassroomにたどり着くまでに、Chromeに入って一度アプリを立ち上げてからアカウントを切り替える必要があります。これにはある程度の慣れが必要になります。

 

アカウントの切り替えがスムーズにいかないと、自然に足が遠のくのは無理もないかもしれません。

 

ワンクリックでClassroomに入室する方法

 

 

「そもそもClassroomを見ていない問題」は、Chromeの設定で解決できます

 

まずはChromeの画面上部。アイコンの横の3つのドット(点)をクリックして、「設定」をクリックします。

 

 

一番下までスクロールすると「起動時」という項目があります。「特定のページまたはページセットを開く」をクリックしましょう。

 

 

このような画面が出てきますので、ClassroomのURLを張り付けます。

 

 

こうすることで、Chromeを起動したときに一番最初に表示されるのがClassroomのページになります。

 

 

つまり、Classroomに入るためにはChromeをクリックするだけということになるのです!!

 

Chromeのホーム画面に戻りたいときは、こちらのアイコンをクリックします。

 

 

ストレスなくClassroomを使うには

 

たいよう
たいよう
Classroomの投稿やコメント通知は、Gmail経由で行われます。コメントが殺到したときは、mail通知が大変なことに…

 

せっかくの便利な仕組みも、ストレスを感じながら使うのは本末転倒。ストレスなく使えてこそ、便利さを実感できますよね。

 

メール通知がうっとうしい問題

 

 

「頻繁にメール通知がされるけれど、なんとかならないか?」という問題が指摘されました。

 

投稿やコメントは勤務時間内に行うというルールを設定していますが、生徒が入るClassroomでは夜にコメントが殺到したりするために、その点を問題視する声が挙がったのです。

 

これはご指摘の通り!

 

運用にあたってこのような煩わしさがストレスになれば、元も子もありません。

 

メール通知をオフにする方法

 

 

メール通知をオフにすることで、この問題は解決できました。

 

スマートフォンのClassroomトップ画面の三本線をタップして「設定」画面に入ります。

 

     

 

「通知」をタップして、「メール通知」をオフにすれば完了です。

 

 

特定のクラスの通知だけをオフにしたい場合は、「クラス通知」をタップすると所属するクラスが表示されますので、オフにしたいクラスを選択します。

 

 

 

これでメール通知のわずらわしさからは解放されます。

 

Classroomを定期的にチェックしてコメントや投稿を確認してくれれば良いです。

 

まとめ

 

いかがでしたか?

 

今回は、運用開始2週間で浮かび上がった課題と改善策についての記事でした。

 

うれしかったことは、これらの改善策が自分発信ではなくメンバーが提案してくれたこと。G Suiteを持続可能な仕組みにするためには、チームの力が必要になるからです。運用チームも少しずつ成長させていきたい!

 

僕自身、G Suiteの立ち上げの段階でいろいろな遠回りをしました。

 

当然のようにG Suite管理は初めてのことなので、この先も壁にぶつかるかもしれません。

 

しかし今後のことを考えると絶対に必要なインフラだと思っているので、是が非でも軌道に乗せたいと強く思っています。

 

この記事が皆さんのお役に立てたら幸いです。

 

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