そんな声にお答えします。
今回の記事では、Google Chatを職員間の連絡ツールとして使うことのメリットについて、実例を交えながら紹介したいと思います。
【本記事の信頼性】
Google Chatとは
Google Chatとは、Google Workspaceアプリケーションのテキストチャットツール。PCのWebブラウザおよびアプリ、スマートフォンアプリから利用することができます。
Google Chatを使用することで、
❶ １対１のチャット
❷ 少人数グループでのチャット
❸ チームやプロジェクトごとにチャットルームを立てる
❹ 案件ごとにスレッドを立てる
ということが可能になり、職員間の情報共有が非常にスムーズになります。
またテキストベースでのコミュニケーションですので、
❶ 相手の時間を奪うことがない
❷ 忘却を防ぐことができる
というメリットもあります。
最大のメリットはGoogle アプリ間の連携
SlackやChat work、LINE Businessなどビジネスチャットツールは他にもいくつかあって、この記事をご覧になっている皆さんも、実際にこれらのツールを使っているかもしれません。
どのツールにもそれぞれの良さがあることは確かですが、Google Chatの最大の強みはGoogleアプリ間の連携。
Drive内のファイルを簡単に共有できますし、
Meetをワンクリックで起動できるので、チャットの途中でより詳しい説明が必要になったとき、Meetを立ち上げて直接やりとりすることも可能。
先日リリースされた無料版では、CalendarやKeep、あるいはTaskを立ち上げながらチャットをすることもできました。ホワイトボードを使いながらディスカッションするイメージですよね。（Google Workspace版では、この機能はまだ追加されていないですけど、めちゃくちゃ便利なので、近いうちに追加されるのではないかと個人的に予測しています。）
Googleアプリが一箇所に集約されていることによって、新たにアプリを立ち上げるといった手間が省かれ、生産性がものすごく上がります。これがGoogle Chat最大の強みです。
Google Classroomとの違い
本校ではGoogle Workspace導入当初、Google Classroomを職員の連絡プラットフォームとして使用していました。
ストリームで全体連絡を行うだけのシンプルな運用でしたが、連絡ツールとして使っていくうちに、いくつかの課題が見えてきました。
- 「いいね」などのリアクションができない
- 誰が既読したかが確認できない
- メールでお知らせはできるがポップ通知がないために、投稿に気が付かないことが多い
などです。
Google Classroomは課題の提出管理が最大の強みです。ストリームで全体連絡ができることはできるのですが、既読確認ができないということが、２０２１年３月時点での課題だと思います。（アップデートして欲しいなー）
Chatはリアクションで既読確認ができます。
こうした背景から、本校では職員の連絡ツールをChatに完全移行しました。コミュニケーションコストが下がり、職員間の満足度も上がったようです。
実践例
ChromeをクリックするとChatが立ち上がるように設定を変えた
どんなに優れたツールでも使わなければ意味がありません。PCを立ち上げた時に一番最初に目にする画面がChatであるということが理想。
そこで、Chromeの立ち上げと同時にChatが立ち上がるように設定しました。
設定の仕方はとても簡単です。
職員朝礼の時間短縮
Chatを有効活用することを目的に、職員朝礼において口頭での連絡や報告は、最小限にするようになりました。これによって、職員朝礼の時間が大幅に短縮されています。
朝の時間は皆が忙しい。特に学級担任はSHRもありますから、長い朝礼ほど迷惑なものはありません（笑）
Chatのおかげで、そうしたストレスから解放されるようになりました。
他校勤務のALTとの打ち合わせ
本校のALTは他校がベース校であるために、本校での授業は週に１度だけ。そのため、事前のミーティング不足が課題でした。
これまでもMessengerなどを使ってやりとりしていたのですが、Google Workspaceの導入を機に、連絡ツールをChatに変更。
Drive内のファイル共有がスムーズになりました。
Google Workspace校内研修
２月に全体研修を行った後のフォローアップ研修としてグループチャットを利用しました。
運用チームが各学年部のチャットルームに入り、週ごとにアプリ実験のアナウンスをします。
チャットでコミュニケーションを取りながら、職員のつまずきをフォローすることができました。
無料版もリリースされました
先日（２０２１年３月２４日）、ついに無料版のGoogle Chatがリリースされました。
Twitter上で交流のある方々と実際に触ってみました。UIはGmailに近く、CalendarやKeep、Taskを同時に立てることができるために、コミュニケーションの円滑化が期待されると感じます。
またフォルダ共有も非常にスムーズでした。
Google Workspace版と同様に、Drive共有やMeetの立ち上げも簡単。
ビジネスチャットツールとして、今後広く普及していくことが予想されます。
まとめ
いかがでしたか。
今回はGoogle Chatの活用実践例をまとめてみました。
Chatを使うことによって、コミュニケーションコストが劇的に下がり、仕事の生産性向上につながっていくものと確信しています。
学校現場でのICT活用は２軸。「学びの新しい形」と「業務効率化」
Google Chatは必ずや「業務効率化」をもたらしてくれるはずです。
今回も最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。
