G Suite

【教員の仕事効率化】Google Drive 基本的な4つのtips

 

こんにちは!たいようです。

 

G Suite for Educationの導入以来Google アプリの魅力にどっぷりはまってしまいました(笑)

 

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遂には学習意欲に火がつき、Google for Education認定教育者レベル1へのチャレンジしようと思いつき昨年8月に取得。時間のあるこの夏休み中にレベル2もなんとか取得したいと思っているところです!

前回まではGoogle classroomとGoogle documentに関する記事を書いてきましたが、今回はコアアプリの一つであるGoogle Driveの基本的な4つのことについて丁寧に解説していきます。

 

Google Driveでできる基本的なこと

 

たいよう
たいよう
Google Driveとは、あらゆるデバイスからファイルを保存、共有、アクセスできるクラウドストレージサービスです。一般アカウントであれば15GBまでは無料で使用することができます。Google Workspace版になると容量はかなり増えます。

 

❶ クラウド上にデータを保存する

 

 

クラウドとは「インフラ(サーバー、ネットワークなど)やソフトウェアを持たなくても、インターネットを通じてサービスを利用できる考え方」のことです。

 

従来は購入したソフトウェアを自分のPCにインストールして利用していました

 

しかしクラウドサービスでは、インターネットを経由して、クラウドの中にあるソフトウェアやデータをサービスの形で使います。

 

つまり、「アップデートのたびに高価なソフトウェアを新たに購入しなければいけない」ということはなくなりました。

 

Googleが提供しているクラウドサービスの一つがGoogle Driveクラウド上で使用できる「個人の保管庫」というイメージでしょうか。

 

 

Google上にある巨大なサーバーからGoogleアカウントを使ってサービスを利用するので、PC、タブレット、スマートフォン、どのデバイスからでもシームレスにアクセスできます。

 

 

これまではUSBメモリなどの物理的なデバイスにデータを保存していましたが、クラウド上でデータが保存できるようになり、データ紛失のリスクがなくなりました。

 

さらにバックアップシステムのおかげで、データがクラッシュした場合でも作業内容が失われることはありません。

 

❷ ドキュメントを整理する

 

 

 

ご覧のようにGoogle Driveのトップ画面はQuick Access、Folders、Filesに分類されています。

 

レイアウトを変えたい場合は、こちらをクリック。

 

 

フォルダの色を変えることもできます。

 

 

親フォルダと子フォルダを作ってドキュメントを分類したりして作業の効率化も期待できます。新規フォルダを作りたい時は、左の+ボタンをクリックして進めて下さい。

 

 

また一時的に保存しているファイルをフォルダに移動させたいときは、右クリック→moveで移動させたいフォルダを選択します。

 

 

❸ フォルダを一瞬で探すには「検索窓」を使いましょう

 

Googleの専売特許は何といっても「検索」」。Driveでも威力を発揮します。

ワンクリックで探したいファイル形式を出したり

 

 

もちろんキーワード検索も可能です。

 

Driveを使っていると徐々にファイルが散らかってくる感じがするんですけど、検索をかけると一瞬で求めるファイルにたどり着くから便利!

 

❹ ドキュメントをシェアしたり、遠隔で共同作業ができる

 

Google Driveではクラウド上で色々な形式のドキュメントを作ることができます。

 

Drive上で作ったファイルは当然、Driveに自動保存されていきます。

 

またこれらのGoogle Appsはクラウドベースなので、共有したい相手に権限を与えることによって、ファイルやフォルダの共有や、遠隔での共同作業が可能になります!

 

 

共有したい相手との物理的な距離を超えた完全ペーパーレスのスマートな作業が実現できるのです。

 

まとめ

 

Withコロナの時代。リモートワークが一般化してきました。遠隔での資料共有や共同作業でDriveが必要なのは言うまでもないでしょう。

 

学校現場も同じこと。臨時休業下で問題になった、「大量の宿題問題」は、ペーパーレスでの資料共有を可能にするGoogle Driveを有効活用することによって、大きく改善されていくはずです。

 

Google Drive、間違いなく必要なツールです!

 

今回も最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。

 

 

 

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