G Suite

【教員の仕事効率化】Google Drive 基本的な3つのtips

 

こんにちは!たいようです。

 

G Suite for Educationの導入以来Google アプリの魅力にどっぷりはまってしまいました(笑)

 

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遂には学習意欲に火がつき、Google for Education認定教育者レベル1へのチャレンジしようと思い立ったのです!

 

この試験では、ITリテラシーに関する知識のみならず、Google アプリに対する理解も求められているようです。これは面白そうだ!

 

せっかくなら学習ログにまとめていきたい。

 

そういうわけでGoogle for Education学習ログを連載していくことにしました!

 

連載1回目は、コアアプリの一つであるGoogle Driveの基本的な3つのことについて丁寧に解説していきます。

 

Google Driveでできる基本的なこと

 

たいよう
たいよう
Google Driveとは、あらゆるデバイスからファイルを保存、共有、アクセスできるクラウドストレージサービスです。15GBまでは無料で使用することができます。

 

クラウド上にデータを保存する

 

 

クラウドとは「インフラ(サーバー、ネットワークなど)やソフトウェアを持たなくても、インターネットを通じてサービスを利用できる考え方」のことです。

 

従来は購入したソフトウェアを自分のPCにインストールして利用していました

 

しかしクラウドサービスでは、インターネットを経由して、クラウドの中にあるソフトウェアやデータをサービスの形で使います。

 

つまり、「アップデートのたびに高価なソフトウェアを新たに購入しなければいけない」ということはなくなりました。

 

Googleが提供しているクラウドサービスの一つがGoogle Driveクラウド上で使用できる「個人の保管庫」というイメージでしょうか。

 

 

Googleアカウントを使ってサービスを利用するので、PC、タブレット、スマートフォン、どのデバイスからでもシームレスにアクセスできます。

 

 

これまではUSBメモリなどの物理的なデバイスにデータを保存していましたが、クラウド上でデータが保存できるようになり、データ紛失のリスクがなくなりました。

 

 

さらにバックアップシステムのおかげで、データがクラッシュした場合でも作業内容が失われることはありません。

 

セキュリティの面でもリスク管理の面でも、Google Driveはとても優秀なのです。

 

ドキュメントを整理する

 

 

 

ご覧のようにGoogle Driveのトップ画面はQuick Access、Folders、Filesに分類されています。

 

レイアウトを変えたい場合は、こちらをクリック。

 

 

フォルダの色を変えることもできます。

 

 

親フォルダと子フォルダを作ってドキュメントを分類したりして作業の効率化も期待できます。新規フォルダを作りい時は、左の+ボタンをクリックして進めて下さい。

 

 

 

 

PC上のファイルやフォルダを保存したいときは、ドラック&ドロップをする方法と、File upload / Folder uploadの2通りの方法があります。複数のファイルを保存したいときはFile / Folder uploadが便利です。

 

 

また一時的に保存しているファイルをフォルダに移動させたいときは、右クリック→moveで移動させたいフォルダを選択します。

 

 

 

ファイルが散らかっていると作業効率が落ちるので、こまめに整理したいところです。

 

 

ドキュメントをシェアしたり、遠隔で共同作業ができる

 

Google Driveではクラウド上で色々な形式のドキュメントを作ることができます。

 

それぞれの使用法については、おいおい取り上げていきますね!

 

またこれらのGoogle Appsはクラウドベースなので、共有したい相手に権限を与えることによって、ファイルやフォルダの共有や、遠隔での共同作業が可能になります!

 

 

 

例えば、フォルダの共有中はこのように表示されます。

 

 

共有したい相手との物理的な距離を超えた完全ペーパーレスのスマートな作業が実現できるのです。

 

まとめ

 

Withコロナの時代。新しい生活様式を求められる今、緊急事態宣言下で採用された在宅ワークは、これから一般的になって来るでしょう。遠隔での資料共有や共同作業なくして、仕事はスムーズに進んでいかないはずです。

 

学校現場も同じこと。臨時休業下で問題になった、「大量の宿題問題」は、ペーパーレスでの資料共有を可能にするGoogle Driveを有効活用することによって、大きく改善されていくはずです。

 

Google Drive、間違いなく必要なツールになります!

 

今回も最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。

 

 

 

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