こんにちは！
５月６日にG Suite for Educationの登録が完了し、５月２０日の本格運用開始に向けて奔走中の、たいようです。
前回は、立ち上げ期の実践リポートということで、初期ユーザー登録後に行ったキックオフミーティングと、Google Classroom上での教員研修についての記事でした。
今回は、運用開始後に本校で使用するコアアプリ（教職員版）についてお話していきたいと思います。
アプリの使用イメージを共有する
G Suiteで使えるアプリはたくさんありますが、最初から全てをカバーしようとすると消化不良を起こします。
本校では３つのコアアプリを設定し、使用シーンを明確にしました。
それぞれのアプリを別のアプリに置き換えると、こんなイメージです。
つまりClassroomはFacebookのようなプラットフォーム。MeetはZoomのようなビデオ会議ツール。ChatはChatworkのように、文字ベースでのコミュニケーションツールということです。
こうしたアプリをG Suitアカウントで使います。
しかし全ての職員がサクサクと使えるわけではなく、「使いたくても使えない」と感じる職員も必ずいます。（そこのサポートは誠実に行う必要があります。）
一部の職員だけが使用するという状況は好ましくない。
全職員がG Suiteのアクティブユーザーになってこそ、業務効率化につながっていくと思っています。
なので
日々の業務の中で全職員が活用できる仕組みづくりが、立ち上げ期の最優先事項になります。
そのために３つのコアアプリを厳選して、「使いながら覚えてもらう」というアプローチをとります。
３つのコアアプリ
Classroom
職員の情報共有スペースとして、Classroomを使います。
連絡事項をスレッドに書き込んだり、共有したい書類をPDF化して、このルームに投稿していきます。
投稿された書類は、自動的に共有Driveに保存されていきますので（Driveについては後述します）、書類の管理が効率化されます。
ここでの情報共有が一般化すれば、職員朝会や職員会議の時間は大幅に削減されるはずです。
書類を紙ベースで保存したい職員はプリントアウト。
ペーパーレスを進めたい職員はそれぞれのデバイスで！
Chat
教科や学年部のミーティングをここで行います。
実際に試してみました。相手からの返信はまだありませんが、十分に使えると判断しました😅
多くの学校で当てはまると思うのですが「学年部の島」はあれど、勤務時間内に全職員が揃うということは、まずありません。
教科の職員に関しては、それぞれが別の島にいますので、情報共有がさらに難しい。
これまでは「〇〇部会」を設定して情報共有するしかありませんでしたが、Chatを使えばその必要もなくなります。
資料や画像の共有も可能ですし、何よりも文字ベースでのやりとりなので、情報の漏れがなくなるというメリットがあります。
Drive
G Suiteアカウントでは、個人用のDriveと共有Driveを持つことになります。
作成した書類の共有権限を設定することができるのです。自分だけのものは個人用のDriveへ。他の誰かと共有したいものは共有Driveへという使い分けが簡単にできます。
それから、クラスルーム内に投稿した書類は、自動的にメンバーと共有されます。
最初はDriveの概念を理解することが難しい職員もいるかもしれないので、丁寧に説明する必要あります。
慣れてきたら、個人間でのフォルダ共有も可能になってくるかと思います。
ただし、ここで気を付けるべきポイントがあります。
個人情報を含む書類の共有は、お勧めしません。誤って生徒と共有してしまったら大変です！！
G SuiteのDriveに保存する書類は、教科に関するものや、外に出しても問題のないものに限定した方がよいと思います。
Forms導入は次の段階で
Formsを使えば、アンケートの作成と集計が楽になります。
使用シーンとしては「授業アンケート」や、「学校評価アンケート」などが考えられます。
非常に優秀なアプリですが、初期のコアアプリには入れないことにしました。
まずはコミュニケーションに特化したツールに慣れて欲しいという思いからです。
もちろん、コアアプリに慣れた職員は、どんどん使用してノウハウを蓄積していってほしいと伝えています。
Meetはどう使う？
ビデオ会議アプリのMeetですが、通常勤務の中では使用シーンがなさそうです。
今回のような長期臨時休業や在宅勤務時など、物理的に職員が集まることが出来ない時に使用します。
クラス単位では、生徒や保護者の通信環境が整えば「オンライン三者面談」などでの使用が考えられます。
ただし各家庭の通信環境や使用デバイスで差が出てくるので、「オンライン三者面談」は希望制になるかと思われます。
まとめ
いかがでしたか？本校の教職員が使うコアアプリについての記事でした。もちろん、これはあくまでも本校のケースなので、学校によって違いはあるということをご了承ください。
僕自身、G Suiteの立ち上げの段階でいろいろな遠回りをしました。
当然のようにG Suite管理は初めてのことなので、この先も壁にぶつかるかもしれません。
しかし今後のことを考えると絶対に必要なインフラだと思っているので、是が非でも軌道に乗せたいと強く思っています。
この記事が皆さんのお役に立てたら幸いです。
